Office manager to inaczej kierownik biura. Sama nazwa, jaką jest kierownik brzmi już dumnie i prestiżowo. Sporo osób myśli, że praca na takim stanowisku wiąże się z użyciem na wysokim poziomie. Stanowiska kierownicze z góry uważane są za te prestiżowe i pozwalający sporo zarobić. Jednak czy tak wygląda to w rzeczywistości w przypadku office managera? Na czym polega praca takiej osoby? Co należy do obowiązków kierownika biura? Przekonajmy się!
Przeczytaj też: https://www.zawody.pl/praca-office-managera/
Kim jest i gdzie znajdziemy kierownika biura?
Kierownik biura za osobę, którą obecnie znajdziemy w niemal każdej firmie lub instytucji. Jest on obecny bez względu na rodzaj prowadzonej w niej działalności. Zakres obowiązków takiej osoby jest bardzo szeroki i w dużym stopniu zależy od profilu danej firmy. Osoba na takim stanowisku odpowiedzialna jest za zarządzanie administracją działalności, czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem biura, a także przygotowywanie zamówień i zapewnieniem prawidłowego obiegu informacji i dokumentów. Do jej zadań należy zaliczyć również zarządzanie personelem biura oraz w szczególności rozdzielenie obowiązków oraz kontrola nad ich realizacją.
Czym zajmuje się office manager?
Do głównych zadań office managera należy zaliczyć przede wszystkim:
- organizowanie formalności związanych z administracyjnym funkcjonowaniem firmy
- obsługa gości firmy i sali konferencyjnej
- prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej dystrybucja
- zapewnienie sprawnego i zgodnego z procedurami obiegu dokumentów księgowych,
- opisu dokumentów kosztowych
- nadzór nad dokumentacją kadrową, sporządzanie umów, współpraca z działem płac
- koordynacja kalendarza Zarządu oraz wsparcie administracyjne członków Zarządu (prowadzenie grafików posiedzeń, organizacja spotkań)
- wsparcie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zgromadzenia Wspólników oraz Rady Nadzorczej
- organizacja i rozliczanie wyjazdów służbowych
- kontrola zapasów materiałów biurowych oraz realizacja zakupów niezbędnych do bieżącego funkcjonowania biura i Spółki
Jakie są zadania kierownika biura?
W celu lepszego zobrazowania zakresu zadań i obowiązków przedstawiamy wytyczne, które można znaleźć na serwisach internetowych oferujących takie stanowisko pracy. Do zadań, które należą do kierownika biura należą:
- kompleksowa organizacja pracy biura,
- prowadzenie kalendarza spotkań,
- nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,
- dbanie o zaopatrzenie biura, składanie zamówień,
- koordynacja korespondencji,
- rezerwacja biletów i hoteli w przypadku delegacji,
- organizacja spotkań firmowych,
- wsparcie w realizacji projektów rekrutacyjnych,
- dbałość o prawidłowy obieg dokumentów, ścisła współpraca z działem księgowości, z działem prawnym oraz działem kadr,
- organizacja spotkań, przyjmowanie gości i Klientów,
- obsługa korespondencji – prowadzenie ewidencji przesyłek przychodzących i wychodzących, współpraca z firmami kurierskimi,
- dbanie o standard wyposażenia biur, kontakt z administratorami biur, kontakt z dostawcami,
- organizacja podróży służbowych zarówno w Polsce jak i za granicą,
- stałe zaopatrywanie biur w niezbędne artykuły spożywcze, biurowe, sprzęt,
- nadzór nad pracą firmy sprzątającej,
- wsparcie w organizacji imprez i wydarzeń firmowych, konferencji, targów,
- wsparcie dla wszystkich działów firmy w kwestiach administracyjnych i organizacyjnych.”
Zobacz też: http://www.mobilebeauty.pl/office-manager-jak-nim-zostac/
